POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S, entidad debidamente constituida, identificada con el NIT No. 901000513-5, con domicilio principal en Kr 2 C # 39 – 30, Cali – Valle del Cauca, Colombia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los Datos Personales de sus accionistas, proveedores, aspirantes, colaboradores, clientes y en general de todos los Grupos de Interés respecto de los cuales ejerce Tratamiento de Información Personal, por lo que, en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DEDATOS PERSONALES (en adelante, la “Política”). INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de finalidad, veracidad, confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso y circulación restringida, libertad y transparencia.

NORMATIVIDAD APLICABLE

A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de Protección de Datos Personales, con cuyo cumplimiento INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S, está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la Política:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley 1273 de 2009.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Ley 527 de 1999
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1273 de 2009
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
• Decreto 368 de 2014
• Decreto 886 de 2014.
• Decreto 1074 de 2015.
• Circular 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) -Tratamiento de Datos Personales en sistemas de Inteligencia Artificial.
• Circular 003 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio – Corresponsabilidad de Administradores Societarios.
• Y todas las demás normas que modifiquen, sustituyan y adicionen disposiciones al actual régimen.

 

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S responsable desde su actuar y guiado por sus valores corporativos, ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios. En ese sentido, toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la Información Personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Grupos de Interés: Son personas y/o organizaciones que están interesadas e involucradas con nuestra Organización e interactúan con la misma. Dentro de estos se encuentran: Empleados, aspirantes, proveedores, accionistas y clientes, entre otros.

Inteligencia Artificial: Grupo de herramientas tecnológicas, con cierto grado de autonomía, que buscan crear experiencias memorables a nuestros grupos de interés, así como procesos altamente eficientes por medio del análisis el entorno y realización acciones.

 

 

CATEGORÍA DE LOS DATOS

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, y según la legislación vigente, ha elaborado la siguiente clasificación de datos:

1. Dato Personal:Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.
2. Dato público:Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.
3. Dato semiprivado:Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
4. Dato privado:Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.
5. Dato reservado:Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.
6. Dato sensible:Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

 

ALCANCE DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S., como responsable del Tratamiento velará por la seguridad y calidad en el Tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normatividad vigente referente a la protección de Datos Personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen. Adicionalmente, esta Política describe los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los Datos Personales de los Titulares de la información y realizar un debido Tratamiento de estos. En ese sentido, INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.. se basará en la autorización otorgada por el Titular y tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas. Así mismo, INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial con las empresas filiales, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el Tratamiento de Datos Personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer a INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S., o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los Titulares de la información. Se entenderán que son parte del INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S., las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia.

 

Las subsidiarias y/o filiales son cada una de ellas, responsables del Tratamiento y del cumplimiento de la normatividad vigente, por lo tanto, velarán por la seguridad y calidad en el Tratamiento de la Información Personal, en cumplimiento de las normas ya mencionadas.

 

El Tratamiento de los Datos Personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del Titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a KR 2 C # 39- 30 Cali/Valle Colombia, con teléfono de contacto 3206977907  y correo electrónico: inresioufi@hotmail.com

 

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

 

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Los datos de naturaleza sensible son los relacionados con:

• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

 

AUTORIZACIONES

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S solicitará la autorización al Titular de la información para que este otorgue su consentimiento previo, expreso e informado para el Tratamiento de sus Datos Personales. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el Tratamiento. El consentimiento del Titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas. En virtud de su naturaleza y objeto social INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S,. recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina Información Personal, para lo cual obtiene la previa autorización del Titular. La autorización que le otorgan los Titulares de la información a INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales vigentes, ejercicio de derechos societarios, gestión administrativa y operativa, comunicaciones sobre el estado financiero de la empresa e informes, gestión de relaciones corporativas. INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información. Así mismo, cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

 

1. Datos sensibles Para el Tratamiento de datos sensibles, se informará al Titular de los datos, lo siguiente:

• No está obligado a dar su autorización o consentimiento.
• Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
• Se comunicará el Tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
• La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

 

2. Datos de niños, niñas y adolescentes INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S se asegurará que el Tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen. Para efectos de cumplir lo anterior, se actuará de conformidad con lo siguiente:

• Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños ,niñas o adolescentes.
• Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de Tratamiento y la finalidad de este.

 

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S informa que, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

(1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3) casos de urgencia médica o sanitaria, (4) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas y, (6) bases de datos y archivos que tengan por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo

 

 

 

 

FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La finalidad de la Política de Protección de Datos Personales busca:

1. Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la ley.
2. Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.

La finalidad de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. con respecto a la recolección y tratamiento de Datos Personales frente a:

CLIENTES:

Busca llevar a sus Usuarios, clientes directos y/o indirectos, proveedores, colaboradores y/otros, información y beneficios de valor agregado, los cuales considera podrán ser  útiles en la comercialización y distribución de productos agro químicos para el cultivo de caña de azúcar.

• Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
• Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
• Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
• Ofrecer y prestar productos o servicios a a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
• Recibir información por parte del INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. Respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros;
• Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
• Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios, incluyendo la gestión de cobranza. • Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
• Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
• Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros. • Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por el INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.
• Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.
• Conocer su comportamiento financiero, comercial y crediticio y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
• Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado y financiero incluyendo contactar al cliente para estos fines.

 

Por consiguiente, el Usuario acepta que INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales, para ofrecerle información, beneficios y ofertas.

 

EMPLEADOS

La información que INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la Organización, es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante. El Tratamiento de la Información Personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la Organización. Entre las cuales resaltamos las siguientes:

• Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.
• Compartir sus Datos Personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
• Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso.
• Tratándose de EX EMPLEADOS, INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que de la relación puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador.

 

Esta finalidad en general incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.

 

HOJAS DE VIDA CANDIDATOS:

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. no publica ofertas en sus canales de comunicación para ningún cargo dentro de la empresa, para tal fin utiliza empresas dedicadas a encontrar talentos, quienes cuentan con sus herramientas y términos y condiciones de uso, las cuales regulan las políticas frente al tratamiento de la información que ingresen los aspirantes a iniciar el proceso de selección, y manejan sus portales para la consecución del personal. INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. no es una empresa dedicada a buscar, ubicar, canalizar y contactar posibles candidatos para una vacante, por lo tanto y si por algún motivo un candidato nos hace llegar su hoja de vida de forma electrónica o física por algún medio de contacto, INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S., deja a disposición del candidato o interesado, en cualquier momento la posibilidad de revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales suministrados a INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.de manera totalmente voluntaria, gestionando la solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo y detallando el objeto de su solicitud.Sí, un candidato o interesado envía su hoja de vida directamente a INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. por algún medio de contacto, y no se ha adicionado como una preselección en algún proceso, se procede de inmediato a la eliminación de la hoja de vida de todos los registros de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S., garantizando la protección de sus datos personales y evitando que sean utilizados para actividades o procesos de selección en los cuales el candidato no manifiesta su interés en participar.  El auto candidato de los Datos Personales debe gestionar la revocación ante INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S., llevando a cabo los mismos pasos y requisitos consagrados en el PROCEDEMIENTO GENERAL PARA  CONSULTAS, SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS establecido en la presente política.

 

 

PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS

• La información solicitada al proveedor podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Es posible que se solicite información de los empleados del proveedor que se encuentren dedicados a cumplir alguna función que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.
• Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales.
• Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
• Revisar y evaluar los resultados del proveedor, con el fin de fortalecer los procesos de contratación de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.
• Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.

 

Y en general Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión  de  las  relaciones  comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento conforme al objeto social de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.

 

VISITANTES

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. recibe en sus instalaciones con poca frecuencia y cantidades mínimas de visitantes, teniendo en cuenta que toda la venta de los productos y servicios de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. es vía internet y su entrega por este mismo medio y/o Mensajería privada. La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso, es registrada por parte de la empresa de seguridad en el ingreso de la zona, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.

 

 

CONSULTA DE LA POLÍTICA

La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. “https://rebolledosioufi.com/legal”, presentando fácil consulta y acceso por parte del público en general.

 

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR MEDIO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. puede utilizar la Inteligencia Artificial para el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, de conformidad con lo preceptuado por la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias, e implementando buenas prácticas para el uso adecuado de estas soluciones tecnológicas. El manejo de los Datos Personales por medio de la Inteligencia Artificial se realizará bajo los parámetros contenidos en la autorización para el Tratamiento que otorga el Titular, teniendo en cuenta el impacto a la privacidad que tendrá la utilización de las herramientas, e incluyendo instancias de supervisión humana cualificada para asegurar que el Tratamiento se lleve a cabo de conformidad con las normas y Políticas aplicables.

 

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales, son las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier momento:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.
2. Ser informado por INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.
4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. , para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Actualícese.
6. Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

 

El ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas, siempre y cuando en la legislación lo permita:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus Causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos

 

DEBERES Y FUNCIONES DE INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Como responsable de los Datos Personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

 

2. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

 

3. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular o prueba de ésta.

 

4. Informar al Titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus Datos Personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.

 

5. Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

 

6. Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

7. Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.

 

8. Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.

 

9. Velar por que los terceros y/o encargados del Tratamiento de la Información Personal de la cual es responsable INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. cuenten con medidas y Políticas efectivas para garantizar el adecuado Tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.  o certificar que sus Políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. y/o deberá corroborar que las Políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los Datos Personales, que sean compartidos con estos.

 

10. Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.

 

11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares
12. Garantizar la elaboración, implementación y promoción de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
13. Comunicar e impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
14. Integrar y enlazar todas las áreas de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. para asegurar una implementación transversal de las Políticas de Protección de Datos Personales.
15. Verificar y auditar que las Bases de Datos de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S., sean registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos, y actualizar el reporte según las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Programar y garantizar un entrenamiento constante de la compañía en la protección de datos personales.
17. Analizar y diagnosticar las responsabilidades de los cargos dentro de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. para liderar el programa de capacitación en la protección de datos personales.
18. Garantizar que dentro del proceso de análisis de desempeño de los empleados, el entrenamiento y uso sobre la protección de datos personales, se encuentre en un nivel alto.
19. Realizar la capacitación y transmitir la responsabilidad a los nuevos empleados que por las condiciones de su trabajo, tengan acceso a las Bases de Datos.
20. Organizar y hacer seguimiento a la implementación de planes de auditoría interna, para verificar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales.
21. Obtener cuando sea requerido, las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio.
22. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
23. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
24. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
25. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
26. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
27. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
28. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
29. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
30. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
31. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
32. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
33. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

PROCEDEMIENTO GENERAL PARA  CONSULTAS, SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS

El titular de los datos personales en ejercicio de sus derechos podrá realizar consultas y solicitudes en general, presentar quejas y/o reclamos; a través de solicitud podrá actualizar, corregir, rectificar o suprimir sus datos, si así lo desea o si considera que existe incumplimiento a cualquiera de los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente Política.

Para ello el titular, quien obre en su debida representación o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo debe tramitar la consulta, solicitud, queja o reclamo indicando:

1. Nombre completo e identificación del titular de los datos.
2. Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.
3. Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.
4. Descripción del procedimiento que desea realizar (consulta, actualización, queja, corrección, rectificación o supresión).
5. A consideración, adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).

Recibida la solicitud del Titular o la persona autorizada debidamente por este, se  iniciara tramite de lo requerido.

Sí, la solicitud, consulta, queja, o  reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 Una vez recibida la consulta, solicitud, queja o reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que sea decidido y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.

CONSULTA

Los Titulares, sus Causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los Datos Personales del Titular que se encuentren almacenados en cualquier Base de Datos de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. De acuerdo con lo anterior, INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.   garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la Información Personal vinculada al Titular. Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el Titular, usos y finalidades de la Información Personal, o cualquier otra consulta relacionada con la Información Personal entregada por parte del Titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

RECLAMOS, SOLICITUDES Y QUEJAS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley y en  política establecida por INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.  Podrán presentar ante esta solicitud, queja o reclamo.

El término máximo para atender el reclamo, solicitud y/o queja será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si por parte INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. no ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al Titular (interesado), listando y detallando los motivos por los cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la que será resuelta.

REVOCAR LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES

En cualquier momento el titular de los Datos Personales mediante solicitud puede revocar la autorización para el tratamiento de sus Datos Personales suministrados a INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.; El Titular de los Datos Personales para poder gestionar la revocación ante INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. debe llevar a cabo los pasos y requisitos consagrados en el “PROCEDEMIENTO GENERAL PARA  CONSULTAS, SOLICITUDES, QUEJAS Y RECLAMOS”.

 

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S.

 

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.

 

GARANTÍAS DE ACCESO AL TITULAR A LOS DATOS PERSONALES

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y se le debe permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

 

 

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASE DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que debe entregar a las autoridades competentes. Para efectos del registro de la Base de Datos, se realizará un procedimiento teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

1. Cantidad de bases de datos con información personal.
2. Cantidad de titulares por cada base de datos.
3. Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.
4. Tipo de datos de datos personales contenidos en cada base de datos, a los que se realiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
5. Ubicación física  de  las  bases  de datos; al respecto  se  preguntará  si  la  base  de datos  se  encuentra  almacenada  en  medios  propios,  por  ejemplo archivadores  o servidores  (dependiendo  de  si  se  trata  de  un  archivo  físico  o  una  base  de  datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.
6. Cuando el  tratamiento  de  los  datos  personales  se  realice  a  través  de  un(os) encargado(s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado(s).
7. Medidas de  seguridad  y/o  controles  implementados en la  base  de  datos  para minimizar los riesgos de uso no adecuado de los datos personales tratados.
8. Información sobre  si  se  cuenta  con  la  autorización de los  titulares  de  los  datos contenidos en las bases de datos.

10.Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).

REDES SOCIALES

Las redes sociales como Facebook, instagram y Twitter, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo la responsabilidad de INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. por ser ajenas a la empresa.

Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. ,como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.

TRATAMIENTO DE DATOS COMERCIALES

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos, serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.

Para tal efecto, se reglamenta la firma del Acuerdo de Confidencialidad para la entrega de Datos con todos los proveedores.

VIDEOVIGILANCIA

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. Informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la video-vigilancia en sitios visibles.

INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. cuenta con un sistema de video-vigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.

Los archivos obtenidos de la video-vigilancia se almacenan en un  sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal del área administrativa, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

 La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos INSUMOS REBOLLEDO SIOUFI CALI S.A.S. , así como de las extensiones reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y comercio.